Informace o ochraně a zpracování osobních údajů

zpracovávaných správcem: GELASAN s.r.o., Za Kostelem 428, Olomouc, IČO 07823827 

Záležitost ochrany osobních údajů a jejich důvěrnost bereme velmi vážně a držíme se příslušných státních i evropských nařízení o ochraně osobních údajů. Nejdůležitější aspekty našeho zpracování osobních údajů vysvětlujeme níže.

Vaše osobní údaje zpracováváme zejména ze zákonných důvodů, v jiných případech jen s Vaším předchozím výslovným souhlasem, který můžete kdykoli a bezplatně odvolat. Zpracování probíhá dle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů v platném znění. Naše společnost  je tzv. správcem osobních údajů.

1. Jaké osobní údaje uchováváme?

Uchováváme ty informace, které jsme od Vás získali, na příklad, když jste si objednali naše zboží či služby (dílo), nebo zakoupené zboží či služby (dílo) reklamovali. Nejčastěji se jedná o Vaše jméno, adresu /kontaktní adresu, e- mailovou adresu, telefon, bankovní spojení apod., nebo údaje jiných osob, které jste nám sami předali.

2. K čemu a jak dlouho tyto údaje užíváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme především za účelem plnění díla, popř. prodeje zboží a poskytování služeb a jejich případných reklamací. U osobního prodeje, kde se nevystavuje doklad na jméno, osobní údaje nevyžadujeme. Osobní údaje zpracováváme zejména pro účely:

Pro účely poskytování služeb a prodeje zboží nebo jejich nákupu Vaše osobní údaje zpracováváme na základě právního základu plnění smlouvy a/nebo našeho oprávněného zájmu (zejména v případě, kdy s námi jednáte jako zaměstnanec nebo jiná pověřená osoba zákazníka či dodavatele a nemáme s vámi z tohoto důvodu žádný smluvní vztah).

Vaše osobní údaje uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu, případně po dobu nezbytnou pro splnění smluvních závazků vyplývajících z příslušné smlouvy i nepísemně uzavřené.

Pro účely reklamace povinnost zpracovávat osobní údaje zákazníka v souvislosti s reklamací nám vyplývá z občanského zákoníku a legislativy na úseku ochrany spotřebitele a souvisejících prováděcích předpisů a je rovněž součástí smluvního plnění.

Zasílání upomínek. Pokud není splatná faktura za poskytnuté dodávky energií a služby včas Účetní doklady a upomínky. Některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (tedy zejména fakturách). Podle našich platných právních předpisů (např. zákona o účetnictví či zákona o DPH) máme povinnost tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let. Pokud nám tedy vzniká zákonná povinnost tyto doklady archivovat, ukládáme spolu s nimi i vaše osobní údaje uvedené na příslušném daňovém dokladu. Není-li pohledávka uhrazena, můžeme vám zasílat upomínky, nebo zákonně pohledávku vymáhat, a to až do té doby, než dojde k jejímu uhrazení. Po ukončení poskytování služeb můžeme rovněž po dobu trvání promlčecích lhůt uchovávat některé z vašich osobních údajů, jejichž zpracování je nezbytné pro ochranu našich práv a případnou obhajobu právních nároků, včetně vymáhání neuhrazených plateb.

Vaše údaje nepoužíváme pro účely výzkumu trhu ani pro marketingové účely, pro které by byl ze zákona nutný Váš souhlas.

3. Můžete zjistit, jaké údaje o Vás vedeme?

Ano. Můžete kdykoliv získat informace o údajích, které si o Vaší osobě evidujeme dle § 12 zákona o ochraně osobních údajů.

4. Můžete zažádat o vymazání údajů evidovaných o Vaší osobě?

Ano. Samozřejmě máte kdykoliv možnost zažádat o částečné nebo úplné vymazání Vašich údajů, a to podáním žádosti na kterékoli naší provozovně nebo v sídle společnosti či datovou schránkou. Pokud nebudete podávat žádost osobně, musí na ní být úředně ověřen Váš podpis. Rovněž e-mailem lze žádat pouze pokud máte zaručený elektronický podpis, jinak by nešlo ověřit vaši totožnost, kdy ověření je nutné, abychom Vaše údaje nesdělovali neoprávněné osobě za Vás se vydávající. V rámci vyřizování Vaší žádosti po vás můžeme požadovat poskytnutí některých dodatečných osobních údajů, které jste nám dříve již sdělili. Poskytnutí takových údajů je nezbytné pro ověření, zda byl příslušný požadavek skutečně zaslán Vámi. Odpovíme vám do jednoho měsíce po obdržení Vaší žádosti, přičemž si však vyhrazujeme právo tuto lhůtu ve složitých případech prodloužit o další dva měsíce. V určitých případech, kdy tak vyžaduje zákon, budou Vaše osobní údaje uchovány a soubor bude zablokován, nikoli vymazán. Dále můžete kdykoli požádat o blokování, opravu či doplnění Vašich osobních údajů. Stejně tak máte i další práva dle § 21 zákona o ochraně osobních údajů.

5. Mám i jiné nároky týkající se mých osobních údajů?

Oprava vašich osobních údajů

Podle platné právní úpravy máte právo na opravu Vašich osobních údajů, které s námi sdílíte. Svá práva můžete uplatnit výše uvedenými způsoby.

Přijímáme přiměřená opatření k zajištění toho, abyste mohli udržovat Vaše osobní údaje přesné a aktuální. Vždy nás můžete kontaktovat s dotazem, zda stále zpracováváme Vaše osobní údaje.

Vymazání vašich osobních údajů

Můžete nás kdykoliv požádat o vymazání Vašich osobních údajů, a to výše uvedenými způsoby.

Pokud nás kontaktujete s takovou žádostí, smažeme bez zbytečného odkladu všechny Vaše osobní údaje, které máme, pokud Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro plnění smluvních nebo zákonných povinností či pro ochranu našich oprávněných zájmů, jak jsou popsány výše. Dále také vymažeme (a zajistíme výmaz ze strany námi pověřených zpracovatelů) všechny Vaše osobní údaje v případě, že odvoláte svůj souhlas se zpracováním údajů, pokud byl potřebná a proto jste nám souhlas dříve poskytli.

Odvolání souhlasu

Souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud jste nám jej dříve poskytli, můžete kdykoliv odvolat bez uvedení důvodu a bezplatně. Můžete tak učinit výše uvedenými způsoby. V takovém případě vaše osobní údaje smažeme.

Vezměte prosím na vědomí, že odvolání Vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost jakéhokoliv zpracování prováděného na základě dříve uděleného souhlasu před jeho odvoláním z Vaší strany.

Zpřístupnění a přenositelnost vašich osobních údajů

Máte právo požadovat informaci o tom, zda o Vás zpracováváme osobní údaje a v jakém rozsahu. Rovněž máte právo požadovat, abychom Vám zpřístupnili osobní údaje, které jste nám poskytli a další osobní údaje týkající se Vaší osoby. V případě, že si chcete potvrdit rozsah údajů, které o Vás zpracováváme, kontaktujte nás prosím výše uvedenými způsoby.

Pokud budete požadovat přenos Vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě plnění smlouvy a/nebo Vašeho souhlasu, můžete nás požádat o jejich přenos přímo třetí straně (jinému správci údajů), kterého uvedete ve své žádosti, za předpokladu, že takový požadavek nebude mít negativní vliv na práva a svobody jiných osob a bude technicky proveditelný.

Právo vznést námitky

V případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (např. pokud zpracováváme Vaše údaje jakožto kontaktní osoby našeho zákazníka), máte právo z důvodu týkajícího se vaší konkrétní situace kdykoliv vznést námitku proti takovému zpracování. Pokud v takovém případě neprokážeme naše závažné oprávněné důvody pro zpracování, které by převážily nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo pokud neprokážeme, že tyto údaje jsou nutné pro určení, výkon a obhajobu našich právních nároků, tak tyto údaje nebudeme dále zpracovávat a bez zbytečného odkladu je vymažeme.

Námitky proti zpracování můžete vznést výše uvedenými způsoby.

Omezení zpracování

Pokud nás požádáte o omezení zpracování svých osobních údajů, např. v případě, kdy zpochybňujete přesnost, zákonnost nebo naši potřebu zpracovávat Vaše osobní údaje, omezíme zpracovávání vašich osobních údajů na nezbytné minimum (uložení), a případně je budeme zpracovávat pouze pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby, nebo jiných omezených důvodů předepsaných platnými právními předpisy. Pokud dojde ke zrušení omezení a my budeme ve zpracovávání Vašich osobních údajů pokračovat, budeme Vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.

Žádost o omezení zpracování můžete uplatnit výše uvedenými způsoby.

6. Předáváme Vaše osobní údaje třetím stranám?

Ne, Vaše osobní údaje bez Vašeho souhlasu či bez Vašeho předchozího informování nepředáváme žádným třetím stranám k dalšímu využití, zejména Vaše osobní údaje nejsou prodávány, pronajímány ani vyměňovány.  Pokud pověříme jiné společnosti – tzv. zpracovatele dokončením našich úkolů nebo spoluprácí na nich, pak samozřejmě po těchto společnostech rovněž vyžadujeme ochranu Vašich údajů a takové společnosti mají povolení užívat Vaše údaje pouze a výhradně k zadaným účelům. I u takových společností vyžadujeme, aby zacházely s údaji v souladu s tímto prohlášením o ochraně dat a s příslušnou legislativou.

7. Bezpečnost osobních údajů

Veškeré osobní údaje jsou uloženy v uzavíratelných schránkách, elektronické údaje pak na zařízeních s odpovídající úrovní bezpečnosti a jsou chráněny proti zneužití ze strany nepovolaných osob. Stejně tak naše společnost dodržuje i další bezpečnostní opatření sloužící k ochraně osobních údajů.

8. Kdo na zpracování osobních údajů dohlíží?

Rádi bychom Vás informovali, že dozorovým orgánem v oblasti ochrany osobních údajů je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, Praha 7, 17000, www.uoou.cz.

---

GDPR – Vzory žádostí V2.docx